תזרים מזומנים הוא הכלי הכי מדויק שמאפשר לעסקים להגביר את תחושת הביטחון הפיננסי לגבי העתיד. ניהול תזרים מזומנים אפקטיבי הוא המפתח להבטחת יציבות פיננסית ולקבלת החלטות עסקיות מושכלות. אז בואו נבין למה בכלל חשוב לנהל תזרים מזומנים, נבחן את הכלים שיכולים לעזור בזה ונלמד איך להפוך את התזרים ליתרון תחרותי.

אז מה זה תזרים מזומנים ולמה הוא כל כך חשוב?

תזרים מזומנים, בצורתו הבסיסית ביותר, הוא טבלה פשוטה שמציגה את התנועות הכספיות הצפויות בכל חשבונות הבנק של העסק בהווה ובעתיד הקרוב. הוא כולל את תאריך הצפוי של התנועה (הוצאה או הכנסה), תיאור וסכום. אבל מעבר לעובדה שמדובר ברשימה של תנועות כספיות, תזרים מזומנים הוא כלי חיוני שמאפשר לבעלי עסקים לצפות את העתיד הפיננסי שלהם ולקבל החלטות שמבוססות על מידע מדויק ככל שניתן.

חשוב להבין שניהול תזרים אינו רק כלי להישרדות, אלא גם אמצעי ליצירת יתרון תחרותי. לדוגמה, חברת פרסום שמסוגלת לממן מכיסה קמפיינים ללקוחותיה ולאפשר להם לשלם בתנאי אשראי נוחים יותר, יכולה להשתמש ביכולת הזאת כיתרון משמעותי בשוק תחרותי.
אבל כדי לדעת אם אנחנו יכולים לאפשר גמישות בתנאי התשלום, אנחנו חייבים לוודא שאנחנו בשליטה על הכסף שלנו ולדעת שזה לא יכניס אותנו לחריגה בעייתית.

החשיבות של ניהול תזרים מזומנים מתבטאת בכמה היבטים מרכזיים:

יכולת לצפות את העתיד – התזרים מאפשר לראות מה צפוי לקרות בעתיד בחשבונות הבנק של העסק ולא רק להסתמך על דוחות מכירה, דוחות חשבונאיים והערכות כלליות או השערות.

מניעת חריגות –  ניהול תזרים מדויק מסייע למנוע חריגות ממסגרת האשראי, שעלולות לפגוע ביחסים עם הבנק וביכולת לגייס מימון בהמשך.

תכנון אסטרטגי –  תזרים מאפשר לתכנן מהלכים אסטרטגיים כמו השקעות, גיוס עובדים, או הרחבת פעילות.

ניהול סיכונים – באמצעות התזרים ניתן לזהות תקופות צפויות של מחסור במזומן ולהיערך אליהן מראש.

ניצול הזדמנויות – עסק עם תזרים חיובי יכול לנצל הזדמנויות כמו רכישת מלאי במחירים נמוכים או השקעה בשיווק דווקא כשהמתחרים מפסיקים.

כלים לניהול תזרים מזומנים

בעבר, ניהול תזרים מזומנים, בעיקר בגופים שמתנהלים עם הרבה מקורות של הכנסות והוצאות, היה משימה מורכבת שדרשה שעות רבות של עבודה ידנית, לרוב באמצעות גיליונות אקסל. כיום, ישנם כלים טכנולוגיים מתקדמים שמאפשרים ניהול תזרים פשוט ויעיל יותר, כמו:

ביזיבוקס (Bizbox), אמיר תזרים מזומנים,  Cash Flow – מערכות שמתממשקות לחשבונות הבנק של העסק, מאפשרות הצגה של כל החשבונות במסך אחד מאוחד או כל חשבון בנפרד ומאפשרות צפי של תזרים קדימה באותה צורה. המערכות מתממשקות לכל כרטיסי האשראי, בנקאיים וחוץ בנקאיים, סליקות, ומאפשרות ייבוא של נתונים מאקסל כמו שיקים וכו'. 

מערכות אלו עוזרות גם ב"ניהול הפיננסי" בדומה להסתכלות על חשבון הבנק רק עם אפשרות לחלק כל תנועה לפי קטגוריה, לבצע ניתוחים, להסיק מסקנות ולשמור את התנועות יותר מ 6 חודשים אחורה כפי שמציעות המערכות של הבנק. 

מערכות האלו מאפשרות גם אוטומציה ולמידה של המערכת כדי לחסוך זמן של המשתמש בהן בעתיד.

רייזאפ (Riseup) – פלטפורמה לניהול פיננסי כולל לאנשים פרטיים ולעסקים קטנים המתמקדת בהמלצות בניהול תקציב.

פמילי ביז (Family Biz) – מערכת שמתמקדת בניהול המאזן הפיננסי, מעקב אחר כל הנכסים מול כל ההתחייבויות (כולל פנסיה, חסכונות, משכנתא וכו')

יתרונות וחסרונות של שימוש בכלים חיצוניים

השימוש בכלים אלו מעלה לעתים חששות בקרב בעלי עסקים, בנוגע לאובדן השליטה או לסיכון הכרוך באבטחת מידע. בעיניים מקצועיות, היתרונות של ניהול תזרים ממוחשב עולה בכמה מונים על החסרונות. 

בדיוק כמו עם כלי עבודה ב"עולם האמיתי": השימוש בהם יכול לחסך למנהלי העסק זמן רב, לקבל החלטות טובות יותר והוא חשוב במיוד כאשר מתרחקים מהוודאות וכבר לא מצליחים לזכור בראש ובעל פה את כל התנועות הצפויות שיש לנו. 

ניהול תזרים באמצעות כלים דיגיטליים מאפשר גישה מהירה ונוחה למידע חיוני בכל עת ומכל מקום, בלי שנצטרך לחפש אותו בטבלאות שונות בכל פעם.

מהתיאוריה לפרקטיקה: איך בונים תזרים מזומנים?

בניית התזרים מתחיל בניתוח של תנועות הכספים בעסק. זה כולל:

זיהוי תנועות קבועות: הוצאות והכנסות שחוזרות על עצמן באופן קבוע, כמו שכירות, משכורות או הכנסות מלקוחות קבועים.

תחזית הכנסות: על בסיס ניתוח נתוני העבר, ריטיינרים, תשלומים דחויים (שוטף פלוס), התממשקות לסליקות, שיקים שיש בידנו. כך אפשר לאמוד את ההכנסות הצפויות, עם תאריכים צפויים של כל תשלום שאמור להתקבל.

תכנון הוצאות: זיהוי הוצאות צפויות, כולל הוצאות תקופתיות כמו שכירות, תשלומי מס או ביטוח.

ניהול כרטיסי האשראי: מעקב אחר החיובים של כל כרטיסי האשראי, כולל תאריכי החיובים והסכום.

בקרה שוטפת: השוואה בין התחזית לבין המציאות בפועל והסקת מסקנות בהתאם.

התזרים לא פותר את חוסר הוודאות – אבל עוזר לשפר אותה

תזרים מזומנים הוא חיוני, בעיקר למי שמנהל מספר רב של הכנסות והוצאות, אומרים שהמוח האנושי לא מסוגל לזכור יותר מ 12 נושאים בו זמנית (מספר טיפולוגי בהיסטוריה האנושית, 12 חודשים, 12 שבטים, וכו'). ולכן אם יש לכם יותר מ 12 מקורות הכנסה, ויותר מ 12 גורמי הוצאה (כרטיס אשראי, שיקים, הרשאה לחיוב חשבון, הלוואות וכו') וקשה לכם לזכור הכל בראש, בעל פה, את הסכום ומתי הוא יורד או נכנס, ניהול תזרים באמצעות מערכת חיצונית הוא הכרחי עבורכם.  

אבל ניהול התזרים כרוך כמובן גם באתגרים שאסור להתעלם מהם. קודם כל חשוב להבין שהתזרים אף פעם לא מספק ודאות מלאה – כי תשלומים יכולים לא להגיע מסיבות שונות, ההוצאות יכולות לגדול וגם ההכנסות הקבועות לא תמיד מובטחות 

לכן תזרים ינוהל בצורה פסימית. בניגוד לתחזית פיננסית בה אנחנו רוצים לקבוע יעדים ריאלים ואופטימים שימתחו אותנו כלפי מעלה, בניהול תזרים נצפה את הגרוע מכל (הוצאות יצאו אבל ההכנסות לא בטוח יכנסו). 

חשוב לזכור שניהול התזרים יכול להיות לעיתים משימה מורכבת, שדורשת זמן עבודה וניסיון.
לכן, במקרים רבים בעלי עסקים תופסים את התזרים כמותרות שהם לא יכולים להרשות לעצמם.

בהקשר הזה חשוב לאמץ גישה מאוזנת לגבי התזרים ולהבין שהוא אכן חיוני ונדרש, אבל אף פעם לא מבטיח הגנה מלאה. בדיוק כמו במצב של נהיגה בערפל, למרות שאנחנו לא יכולים לראות את כל הדרך בבירור, אנחנו עדיין נבחר להשתמש באמצעים כמו אורות ערפל, מערכות ניווט ומערכות התראה כדי להגביר את הבטיחות.
באותו האופן, ניהול התזרים מאפשר לנווט את העסק גם בתנאים של אי-ודאות, אפילו אם הוא לא באמת יכול לספק ודאות מלאה. עדיף לצפות את חצי הכוס הריקה", לראות רק את ההוצאות עם מעט מאוד צפי של הכנסות, מאשר לא לראות את העתיד בכלל.