יעוץ פיננסי לבעלי עסקים דורש הרבה יותר מהתעסקות עם מספרים, דוחות וטבלאות אקסל. התהליך שאתם מובילים משלב בין ייעוץ עסקי אימון אישי והבנה כלכלית עמוקה. בדיוק כמו שלכל מאמן כושר יש תוכנית לכל אימון שהוא עומד להעביר, אך עדיין הוא צריך להתאים אותה למי שעומד מולו, גם אתם צריכים להיות רגישים למה שבאמת עובר על הלקוח ובמקביל לשמור על מבנה עבודה ברור ושיטתי.
אז איך עושים את זה בפועל? בואו נפרק את זה לכמה שלבים פשוטים:
לפני הפגישה: הפרטים הקטנים שעושים את ההבדל
לפני כל פגישה חשוב לעבור על סיכום הפגישה הקודמת, לדעת על מה הולכים לעבוד ולהכין את ה"תרגילים הפיננסיים" הספציפיים שהולכים לעבוד עליהם בפגישה הנוכחית. כדאי להקפיד על כל הפרטים הקטנים שהופכים את הפגישה לנעימה יותר – מלדאוג לכיבוד ולסדר את המשרד, ועד לזכור איך הלקוח אוהב את הקפה שלו. אלו דברים קטנים שגורמים לו להרגיש שאתם באמת חושבים עליו ולא רק על הנתונים היבשים.
לפני שמתחילים חשוב שהתכנים הרלוונטיים כבר יופיעו על המסך – אתר של הלקוח, הכרטיס שלו ב CRM, תזרים מזומנים, קובץ הדשבורד הפיננסי ועוד. זה מראה שעשינו שיעורי בית לפני הפגישה.
עם כל לקוח חשוב לפתוח קבוצת וואטסאפ נפרדת להתכתבות על נושאי הליווי בלבד. הקבוצה צריכה לכלל את כל מי שרלוונטי לליווי, שותפים או מנהלי חשבונות שהלקוח מעוניין שיהיו בלופ ועוד.
התחלת הפגישה: קובעים את הטון
כל פגישת ייעוץ צריכה להתחיל בהתעניינות כנה ואמיתית במצב של הלקוח. זו לא סתם שאלה מנומסת וגנרית, אלא רצון אמיתי להבין מה קורה איתו עכשיו, ברמה העסקית והאישית. חשוב לזכור שיש הבדל גדול בין "דחוף" ל"חשוב".
כן, יכול להיות שבתוכנית העבודה יש משהו חשוב שאתם רוצים להתקדם איתו היום, אבל אם ללקוח יש משהו דחוף, צריך להיות רגישים למצב ולהתמודד קודם עם מה שמטריד אותו. זה לא אומר שצריך לוותר על המבנה והשיטתיות, אלא להיות גמישים ולדעת מתי ואיך להתאים את התוכנית למציאות.
חוזרים לנקודת ההתחלה
אחרי ששמעתם מה המצב של הלקוח, הגיע הזמן לחזור לסיכום הפגישה הקודמת. סיכום הפגישה הוא כנראה הדבר החשוב ביותר בתהליך העבודה כולו, הוא ממפה מה היה בפגישה הקודמת, מה נעשה, מה המסקנות, מהן הנקודות החשובות ומהן המשימות להמשך של כל צד.
בסוף ליווי, אם נאסוף את כל סיכומי הפגישה, נקבל תוכנית עסקית נהדרת הכוללת את מיפוי הנקודות החשובות בתהליך, את האתגרים, ההזדמנויות, וכל מה שנעשה או צריך להעשות.
בלי מעקב אחרי סיכום הפגישה, ההתקדמות תהיה איטית וחד צדדית – בין אם פגישות הליווי מתנהלות אחת לשבוע, שבועיים או אפילו חודש, בין פגישה לפגישה צריך להמשיך לקדם תהליכים ומשימות והדרך לעשות זאת היא להעביר את הדברים מ"תורה שבעל פה" ל"תורה שבכתב", רק כך אתם מבטיחים את ההתקדמות גם בטווח הזמן שבין הפגישות.
מרכז הפגישה: עבודה משותפת על גבי אותו "מסך"
כשמסיימים עם העדכונים וההשלמות, עוברים לחלק המרכזי של הפגישה. כאן צריך להגדיר בבירור את ההישגים הנדרשים במפגש. אפשר לכתוב את זה על לוח מחיק, להעלות על הטלוויזיה או לכתוב על דפי עבודה (A3). העיקר שהלקוח יבין מה המסגרת ומה הולכים לעשות יחד היום.
במהלך הפגישה חשוב לרשום הכול – רעיונות, שרבוטים ונקודות חשובות שעולות. זו מיומנות שצריך לפתח, ההבדל בין לזכור ללשכוח הוא לרשום, זה שריר שחשוב לתרגל אותו, בדיוק כמו רופאים או פסיכולוגים, צריך להקשיב ולכתוב בו זמנית. בסוף הפגישה אפשר לצלם את דף הטיוטות, שיהיה הבסיס לכתיבת הסיכום, ואפשר אפילו לשלוח את זה ללקוח.
הערך המוסף הגדול ביותר של הפגישה נוצר כשעוזרים ללקוח "להתחבר למספרים, לנתונים״, וזה קורה רק כשעוברים ביחד על הדברים – תזרים מזומנים, רווח והפסד, מאזן או כל תוצר פיננסי אחר.
לא יעזור לאף לקוח שהיועץ יכין בשבילו את הדברים, אם הוא לא מחובר למספרים, והוא זה שבנה את התזרים או הביא את הנתונים הוא יצא מהפגישה ולא יזכור כלום.
סיום הפגישה והמשך המעקב
אחרי שהלקוח עוזב את המשרד, צריך להוציא את מייל סיכום הפגישה, השאיפה היא לשלוח את המייל מיד עם סוף הפגישה, גם אם זה אומר שחלק גדול מהדברים נכתבים תוך כדי הפגישה, גם כשהלקוח יושב מולכם. מומלץ לפתוח מייל חדש עם תחילת הפגישה ולכתוב שם כל נקודה חשובה שעולה תוך כדי.
השלב האחרון הוא לקבוע את הפגישה הבאה, להוסיף אירוע ביומן עם תזכורת ולוודא שהלקוח קיבל ואישר את הזימון. כל פגישה אמורה להיות בין שעה וחצי לשעתיים, אבל מבחינתנו כל פגישה מתחילה רבע שעה לפני שהלקוח מגיע ומסתיימת רבע שעה אחרי שהוא יוצא ובזמן שאחרי הפגישה אנחנו עדין עוסקים רק בו – בסיכום, בתזכורות ביומן ובהגדרת "סנוז" למייל הסיכום לעוד שלושה ימים להמשך טיפול.
בסופו של דבר, התפקיד שלנו כיועצים הוא לא רק להעביר ידע, אלא לייצר את האילוץ החיצוני שיעזור ללקוחות להבין מה קורה בעסק ולפעול לשיפור המצב. כשעובדים בשיטתיות, ברגישות ובמקצועיות, אתם עוזרים לבעלי העסק לראות בצורה מוחשית וודאית את השינוי האפשרי ואיך בדיוק להשיג אותו.
רוצה לקחת את העסק שלך לרמה הבאה?
השאירו פרטים ונחזור אליכם בהקדם
