גם אנחנו, כמו רוב העולם, משתדלים לאמץ את הטכנולוגיה החדשה ולהשתמש בה בחוכמה במקום להסתכל עליה בתור איום שיום אחד יחליף את כולנו 🙂 אבל כמו בכל דבר בחיים, גם עם הכלים הטובים ביותר בעולם כמו ה-AI חשוב לדעת איך לעבוד בצורה נכונה, בלי שהוא ישתלט לגמרי על העבודה, יגרום לנו להתמכר אליו ואף יחשוף אותנו לטעויות או פשוט יגרום לנו לאבד את הטאץ' האנושי.
גם את השורות האלו יכל לכתוב AI והנה יושב מנהל כספים בשר ודם ומקליד אותן, אות אות :), מה שהיום כבר מרגיש לחלק מהאנשים כמו דבר שאפשר לוותר עליו. כי דווקא במציאות הזאת, יותר ויותר אנשים מחפשים את העין והמוח האנושי, את הפרספקטיבה והדעה האישית ש(עדיין) אי אפשר להחליף כל כך בקלות עם כלים אוטומטיים.
אבל בשביל לשמור על האנושיות לא חייבים לוותר על הכלים המעולים האלו. אפשר להישאר אותנטיים וגם לנצל את הטכנולוגיה כדי לעבוד חכם יותר. אז איך עושים את זה בצורה שמשרתת אותנו בעלי העסקים ומנהלי הכספים בצורה הטובה ביותר, הנה כמה דברים שאני למדתי ואולי יעזרו גם לכם:
אז איפה ה-AI באמת עוזר (ואיפה ממש לא)?
אם נהיה כנים, הרבה מהעבודה הפיננסית בעסק עבור רב האנשים היא משעממת ומייגעת. להעביר נתונים מדוח PDF לאקסל, לחפש איפה נפלה טעות של הנה"ח או רו"ח בין מאות שורות וטורים של מספרים, לסכם פגישה ולוודא שכולם זוכרים מה המשימות שלהם להמשך וכו' – זאת בדיוק סוג העבודה שבני אדם שונאים, אבל לשמחתנו, מחשבים משום מה, ממש אוהבים.
לעומת זאת, החלק השני – החשיבה האסטרטגית. מהי המשמעות האמיתית של המגמות והמספרים? איך ההחלטות שאנחנו מקבלים על בסיס הנתונים האלו ישפיעו על העסק בעוד שישה חודשים? האם כדאי להשקיע עכשיו או לחכות? אילו נתונים צריך לשפר כדי לממש את החזון והיעדים שלנו?
את כל ההחלטות האלו ה-AI לא יכול לקבל בשבילכם, אלא רק לעזור לכם לדייק את הנתונים שיובילו למסקנות שצריך להסיק בטרם מקבלים החלטה ומבצעים פעולה.
אז מה הם כלי הבינה המלאכותית AI שמשפרים את העבודה השוטפת?
אז אחרי יותר משנה של עבודה עם כלי AI שונים במשרד, מצאתי שני כלים עיקריים שמשפרים משמעותית את איכות העבודה:
המרה וניתוח מהיר של דוחות פיננסיים – במקום לבזבז שעות על הקלדה וארגון של נתונים, כיום ניתן להעלות כל קובץ לכל מערכת (צ'אט GPT, קלוד, ג'ימני – אתם יכולים לבחור את הכלי הנגיש אליכם ביותר) ופשוט לבקש ממנה להמיר את הקובץ לפורמט אחר, או יותר מכך, להכנס לתוך הנתונים, לזהות מגמות, לסמן חריגות וסעיפים א-נורמלים ולהציג את השינויים המשמעותיים משנה לשנה.
אם בעבר היה צריך לעבור קורס שלם ב"ניתוח דוחות כספיים", היום אפשר להעלות קבצי PDF או אקסל ולבקש מהמערכת להציג את המסקנות והתובנות המרכזיות. היא תזהה את המגמות והשינוים, הפערים ביחסים, איפה ההכנסות עלו או ירדו, איפה יש חריגות בהוצאות ומה השתנה לאורך התקופה באופן שדורש התייחסות נוספת, ואפילו תפשט מונחים לא ברורים וכל מיני ראשי תיבות ששמורים לעולם הפיננסי העילאי והמתנשא 🙂
סיכומי פגישות – אחד הדברים המאתגרים ביותר בייעוץ פיננסי או בכל תהליך ליווי הוא המעקב אחרי המשימות: מי אמור לעשות מה, מתי ולמה. כשמקליטים פגישה והמערכת מפיקה סיכום עם עיקר התוכן עליו דובר בפגישה ורשימת משימות ברורה, זה משנה לגמרי את היכולת לבצע מעקב אפקטיבי. המערכת גם יודעת להסיק מסקנות בעלות ערך מתוך השיחה, לזקק את התובנות החשובות והמשמעותיות שעלו, ואפילו לתת לנו ביקורת איך היתה הפגישה ואיפה אנחנו יכולים להשתפר להמשך מה שעוזר מאוד לבניית אסטרטגיה ותוכניות עבודה.
אז למה זה קריטי? כי זה משפר את היעוץ שהלקוח מקבל ובסוף חוסך בזמן וכסף
השבוע הגיע אלינו לקוח חדש והתחלנו למפות את כל מקורות ההכנסה בפעילות העסקית.
בעבר היינו צריכים לעבור ידנית על עשרות חשבוניות של הכנסות לסווג אותם לפי סוג, למצוא את המכנה המשותף בינהם ולחלק לקטגוריות, עבודה שהיתה לוקחת כמה שעות במקרה הטוב.
במקום זה, העלנו את כל הנתונים ל-AI שתוך דקה סיווג את כל החשבונית לפי סוג ההכנסה ועזר לנו לבנות תמונה מפורטת ברמה החודשית על פני כל השנה.
במהלך הניתוח הזה, המערכת עזרה לנו לזהות גם משהו חריג: בחודש מאי ההכנסות היו גבוהות ב-230 אלף שקלים בקטגוריה שלא הייתה קיימת באף חודש אחר. בחברה עם מחזור של מאות אלפים בחודש, זה לא תמיד קופץ לעין.
כשבדקנו את הנתון הזה, גילינו שבוצעה טעות של הווצאת "חשבונית עצמית" (חשבונית שהעסק מוציא לעצמו כשאין אפשרות לקבל חשבונית מהספק – כמו במצבים של שכירות או פרסום במערכות בחו"ל). החשבונית יצאה בפלוס במקום במינוס, מה שהוסיף למחזור ההכנסות סכום שלא היה אמור להיות שם.
התיקון של הטעות הזאת לא רק סיפק לחברה תמונה מדויקת יותר של הביצועים שלה, אלא גם הוביל להחזר של המע"מ ששולם בגין חשבונית זאת ולתיקון סכום המקדמות העתידיות מה שהוביל כמובן לחיסכון בתשלום המיסים. בלי בדיקה מעמיקה כזאת, הסיכוי שטעות כזאת הייתה מתגלה בשלב הזה הוא די נמוך.
לפנות זמן יקר לחשיבה מעמיקה
אם אתם עדיין מקלידים נתונים ידנית, מחפשים טעויות "בעין", או מנסים לזכור מה סיכמתם בפגישה מלפני שבועיים – הגיע הזמן להתקדם ולשנות את צורת החשיבה. ולא, השדרוג הזה לא אומר להחליף את האנשים שלכם ב-AI, אלא לתת להם כלים טובים יותר לעבודה ולשפר את ההתנהלות שלהם.
כי בסופו של דבר, הטכנולוגיה לא באה להחליף את החשיבה האנושית והמיומנות המקצועית שלנו, אלא להיפך. היא באה לשחרר את הזמן שלנו כדי שנוכל לחשוב בצורה מעמיקה, יסודית ורחבה הרבה יותר וזה בדיוק מה שכל עסק צריך כדי להתקדם ולממש את המטרות שלו.
